En 2018, la TSB Bank avait entrepris une mise à jour logicielle majeure visant à améliorer ses services bancaires en ligne. Ce projet ambitieux devait moderniser le système et offrir une meilleure expérience utilisateur à ses clients. Cependant, ce qui devait être une avancée technologique s’est transformé en un cauchemar pour la banque et ses utilisateurs.

La mise à jour du système n’a pas été suffisamment coordonnée entre les différentes équipes techniques et les responsables de la banque. Il y a eu des lacunes importantes dans les tests du nouveau système, et une mauvaise communication a exacerbé les problèmes. Les équipes ne se sont pas alignées sur les exigences et les contraintes techniques, ce qui a conduit à des dysfonctionnements majeurs lors du déploiement.

Le résultat a été catastrophique : des millions de clients ont été bloqués de leurs comptes pendant deux semaines, certains voyant même les détails de comptes d’autres clients. Cette situation a non seulement causé une énorme frustration parmi les clients, mais a également entraîné une perte de confiance massive envers la TSB Bank.

Pour éviter de tels désastres, il est essentiel d’adopter des pratiques de collaboration efficaces avec toutes les parties prenantes impliquées. Voici quelques stratégies et outils pour garantir une meilleure collaboration dans vos projets :

1. Définir un Processus Clair de Collaboration

Avant de lancer un produit, il est crucial d’établir des processus de collaboration clairs et bien documentés.
Cela inclut :
• Objectifs et KPIs : Définissez des objectifs clairs pour le produit et des indicateurs clés de performance pour mesurer le succès.
• Rôles et Responsabilités : Clarifiez les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe produit, des développeurs aux marketeurs.

• Dépendances et Délais : Identifiez les interdépendances entre les différentes tâches et établissez un calendrier avec des jalons importants.

• Canaux de Communication : Choisissez les outils et méthodes de communication (réunions régulières, rapports de statut, etc.) pour maintenir tout le monde informé​.

2. Utiliser des Outils de Collaboration Adaptés

Pour le Product Management, l’utilisation d’outils adaptés est essentielle pour coordonner les efforts de l’équipe et garder une vue d’ensemble sur le développement du produit. Quelques outils recommandés :

• Outils de gestion de projet : par exemple Jira pour le suivi des bugs et des tâches

• Outils de collaboration et de communication : par exemple Slack ou Teams pour la communication en temps réel

• Outils de partage de fichiers et de documentation : Confluence, Notion, Sharepoint pour la documentation produit, et le partage de fichiers​.

3. Encourager une Communication Ouverte et Transparente

En tant que Product Manager, assurez-vous que toutes les parties prenantes ont accès aux informations nécessaires et sont régulièrement mises à jour sur l’avancement du projet. Organisez des réunions régulières pour discuter de l’état du produit, résoudre les problèmes et aligner les attentes.
Utilisez des outils comme les tableaux de bord de Jira et roadmaps pour maintenir la transparence

4. Gérer les Priorités et les Conflits

Les priorités des parties prenantes peuvent varier en fonction de leurs rôles. Il est crucial d’impliquer toutes les parties prenantes dans la définition des priorités des fonctionnalités du produit et de discuter des compromis nécessaires. Utilisez des techniques comme la priorisation MoSCoW pour aligner les priorités et ajuster le plan produit en conséquence​.

5. Fournir des Outils Simples et Intuitifs pour les Parties Prenantes Externes

Les parties prenantes externes, telles que les clients et les utilisateurs finaux, peuvent trouver difficile d’utiliser des outils complexes. Sélectionnez des outils de collaboration et de retour d’information qui sont simples et intuitifs, tels que UserTesting pour les tests utilisateurs ou SurveyMonkey pour les enquêtes de feedback. Cela garantit une participation active et efficace de leur part​.

6. Établir des Délais Réalistes et S’Y Tenir

Définir des délais clairs et réalistes est crucial pour le succès du lancement de produit. Communiquez ces délais à toutes les parties prenantes et liez-les à des jalons spécifiques. Soyez prêt à expliquer les raisons des changements de délais pour éviter les conflits et maintenir l’alignement sur les objectifs du produit​.

7. La Cocréation, Pilier d’une Collaboration Efficace

L’un des meilleurs moyens d’encourager la collaboration est d’inviter les équipes et parties prenantes à des ateliers de cocréation. Plutôt que simplement expliquer aux membres d’équipe qu’ils doivent collaborer sur un projet, organisez des sessions de brainstorming et ouvrez la porte à la discussion, et aux différences d’opinion.

La cocréation permet à chaque membre de l’équipe de contribuer activement en partageant ses idées et perspectives uniques. Cela englobe la génération d’idées, la planification et la prise de décision. Lorsque les équipes sont impliquées dès le départ, elles se sentent plus investies et motivées.

En favorisant la cocréation, vous créez un environnement où les membres se sentent écoutés et valorisés, ce qui renforce la confiance et le respect mutuel. Les différences d’opinion deviennent des opportunités d’enrichissement, menant à des solutions innovantes et robustes.

En impliquant directement les parties prenantes dès les premières étapes, vous assurez une meilleure adhésion aux décisions prises et une plus grande motivation à atteindre les objectifs fixés. De plus, cette approche aide à identifier et résoudre les problèmes plus tôt, réduisant les risques de malentendus et de retards.

8. Favoriser l’Unité et la Cohésion d’Équipe

En tant que Product Manager, engagez les parties prenantes dans des activités de renforcement d’équipe et célébrez les succès, même petits. Cela booste le moral et promeut une culture de collaboration. Une équipe engagée est plus productive et plus disposée à partager des idées et des feedbacks constructifs​​.